一、Sheet-to-Doc 软件简介
Sheet-to-Doc 是一款强大的文档生成工具，它可以从 Excel/WPS 表格中获取数据，根据 Word 模板批量生成 Word 文档。该工具的核心特点是所有操作均在本地完成，无需上传数据到服务器，最大程度保护了数据安全。
主要功能
- 从 Excel/WPS 表格直接获取数据
- 根据 Word 模板批量生成 Word 文档
- 支持两种生成模式：
- 每行数据生成单独的 Word 文档
- 所有数据在一个 Word 文档中重复生成
- 支持自定义文件名格式
- 本地操作，数据安全有保障
- 支持中文和英文界面切换
应用场景
Sheet-to-Doc 适用于各种需要批量生成文档的场景，例如：
- 企业办公：批量生成合同、报价单、员工通知等
- 教育领域：批量生成学生成绩单、证书、通知书等
- 销售管理：批量生成客户报告、销售合同等
- 人力资源：批量生成员工档案、入职通知书等
- 财务领域：批量生成发票、收据、财务报表等
二、自定义文件名功能详解
Sheet-to-Doc v1.2.0 版本新增了自定义文件名功能，允许用户根据自己的需求生成个性化的文件名，提高了文件管理的便捷性。
为什么需要自定义文件名功能？
在没有自定义文件名功能之前，Sheet-to-Doc 会使用默认的文件名格式，例如 Sheet-to-Doc_Row_1_1234567890.docx。这种文件名虽然包含了行号和时间戳，但对于用户来说不够直观，难以快速识别文件内容。
自定义文件名功能允许用户根据数据中的字段生成有意义的文件名，例如使用客户名称、合同编号、日期等信息作为文件名的一部分，这样可以大大提高文件管理的效率。
如何使用自定义文件名功能？
使用自定义文件名功能非常简单，只需按照以下步骤操作：
步骤 1：准备数据和模板
首先，准备好 Excel/WPS 表格数据和 Word 模板文件。确保模板中包含正确的占位符（格式：{变量名}）。
步骤 2：粘贴数据到 Sheet-to-Doc
打开 Sheet-to-Doc 网页，将 Excel/WPS 表格中的数据粘贴到指定区域。系统会自动解析数据并显示预览。
步骤 3：上传 Word 模板
点击上传区域，选择准备好的 Word 模板文件。上传成功后，系统会显示模板文件名。
步骤 4：设置文件名生成方式
- 在「文件名生成方式」选项中，选择「自定义文件名」
- 设置文件名格式：
- 前缀：可以输入固定的前缀文本
- 中间（来自数据）：从下拉菜单中选择数据字段，该字段的值将作为文件名的中间部分
- 后缀：可以输入固定的后缀文本
- 系统会实时显示文件名预览，使用第一行数据进行演示
步骤 5：生成文档
点击「生成文档」按钮，系统会根据设置的文件名格式生成 Word 文档。生成的文件名将包含您设置的前缀、数据字段值和后缀。
自定义文件名格式示例
假设您有以下客户数据：
| 客户名称 | 合同编号 | 签订日期 |
|---|---|---|
| 张三 | HT2025001 | 2025-12-01 |
| 李四 | HT2025002 | 2025-12-05 |
| 王五 | HT2025003 | 2025-12-10 |
如果您设置：
- 前缀：
合同_ - 中间：选择「客户名称」字段
- 后缀：
_2025
那么生成的文件名将会是：
合同_张三_2025.docx合同_李四_2025.docx合同_王五_2025.docx
如果您设置：
- 前缀：
合同_ - 中间：选择「合同编号」字段
- 后缀：空
那么生成的文件名将会是：
合同_HT2025001.docx合同_HT2025002.docx合同_HT2025003.docx
三、自定义文件名功能的优势
- 提高文件管理效率：通过有意义的文件名，您可以快速识别文件内容，无需打开文件查看
- 便于文件分类和排序：可以根据文件名中的日期、编号等信息对文件进行排序和分类
- 增强文件辨识度：自定义文件名可以包含项目名称、客户名称等关键信息，便于团队协作
- 灵活的命名规则：支持前缀、数据字段和后缀的组合，可以根据不同需求设置不同的命名规则
- 自动处理非法字符：系统会自动替换文件名中的非法字符，确保生成的文件名符合操作系统要求
四、总结
Sheet-to-Doc 是一款功能强大的文档生成工具，其自定义文件名功能为用户提供了更加灵活和便捷的文件管理方式。无论是企业办公还是个人使用，Sheet-to-Doc 都可以帮助您提高工作效率，减少重复劳动。
如果您经常需要批量生成文档，不妨试试 Sheet-to-Doc，体验自定义文件名功能带来的便利！